PAD-AUTO-002: Generador de Resúmenes de Incidencias con IA

Situación

Bajo una modalidad de teletrabajo intensivo, el canal de soporte técnico de Microsoft Teams registraba decenas de incidencias diarias, soluciones aportadas y comentarios de seguimiento. Anteriormente, los técnicos debían actualizar manualmente un documento de OneNote que sirviera como bitácora y registro estructurado. Por falta de tiempo, la dispersión de los mensajes y la sobrecarga diaria, el OneNote quedó desactualizado. Esto dificultaba la coordinación del equipo y creaba un gran vacío de información para los compañeros que se reincorporaban de vacaciones o bajas médicas.

Tarea

Automatizar la recopilación completa, filtrado de ruido técnico, catalogación y generación de un reporte ejecutivo semanal de todas las incidencias comunicadas por Teams. El sistema debía clasificar los casos por nivel de gravedad, documentar si estaban resueltos y qué acciones se tomaron, y dejar el resumen formateado listo para ser insertado en OneNote antes de que el equipo comenzara a trabajar el lunes por la mañana.

Acción

Diseñé una arquitectura híbrida de automatización dividida en tres módulos principales:

1. Extracción en la Nube (Power Automate Cloud): Programé un flujo en la nube ejecutado semanalmente los domingos a las 23:59 PM. Mediante peticiones a la API de Microsoft Graph, extrae el hilo completo de conversaciones del canal "Incidencias" y escribe un archivo de texto plano en OneDrive estructurado con fechas variables en el título.
2. Automatización del Sistema y Limpieza (PAD + Batch): Configuré una tarea programada en Windows que ejecuta un script .bat los lunes a las 0:10 AM (dando un margen de 11 minutos al flujo anterior). Este script inicia Power Automate Desktop en local sobre una sesión de usuario activa. El bot procesa el archivo de OneDrive, extrae dinámicamente el rango de fechas en variables y depura mediante Regex todo el código HTML de marcado residual.
3. Procesamiento Inteligente (Edge + ChatGPT): Programé al bot para controlar Microsoft Edge y acceder a la cuenta empresarial segura de ChatGPT. El bot automatiza la interfaz escribiendo un prompt refinado para clasificar la gravedad de los tickets (Graves, Altas, Leves), detallar las soluciones y redactar conclusiones semanales, terminando la ejecución y dejando el contenido listo en el portapapeles del sistema.

Resultado

El proceso de documentar el historial de soporte pasó de ser una tarea que consumía horas semanales y que a menudo se omitía, a un proceso automatizado que funciona con tan solo 2 clics. Al arrancar el ordenador el lunes por la mañana, mientras el usuario prepara su entorno de trabajo (2-3 minutos), el bot completa el análisis y le presenta el resumen listo. Esto permite mantener un OneNote con una trazabilidad del 100% de las incidencias, facilitando la reincorporación de personal y asegurando la continuidad del conocimiento técnico de la empresa.